Hoe een handelsonderneming door twee jaar volharding een grote supermarktdeal won

Industriële Casestudy: Hoe een Handelsonderneming een Grote Internationale Supermarktbestelling Binnenhaalde Na Twee Jaar Volharding

V: Hallo, kunt u eerst uw bedrijf en uw werkzaamheden introduceren?

A: Wij zijn Shaanxi Xinyan Yongzhen Industrial Co., Ltd., gevestigd in Guorunji, Qindu District, Xianyang City, Shaanxi Province. Ons bedrijf richt zich op de export van milieuvriendelijke wegwerpproducten van papier, waaronder papieren bekers, papieren kommen en papieren zakken. Wij produceren niet zelf, maar integreren middelen van meerdere binnenlandse fabrieken om one-stop inkoopdiensten te leveren aan buitenlandse klanten.

V: Ik hoorde dat uw bedrijf onlangs een zeer uitdagend project heeft afgerond. Kunt u dat met ons delen?

A: Ja, vorig jaar hebben we met succes een leveringsproject voor papierproducten afgerond voor een bekende internationale supermarktketen. Het hele proces duurde bijna twee jaar, met een totale verzending van 70 containers. Dit project was een echte test voor ons en heeft ons veel waardevolle lessen geleerd.

V: Hoe begon dit project?

A: Eind 2023 hoorden we via een Europese partner dat een internationale supermarktketen leveranciers voor wegwerpproducten van papier aan het aanbesteden was. De klant eiste dat we binnen een week offertes voor 46 producten zouden verstrekken, samen met alle relevante kwalificatiedocumenten. Deze 46 producten omvatten verschillende specificaties van papieren bekers, papieren kommen, papieren deksels en papieren zakken, elk met verschillende materiaal-, formaat- en drukvereisten.

We hadden slechts een week om te coördineren met drie partnerfabrieken, waarbij we 's nachts doorgingen om productparameters uit te zoeken, kosten te berekenen en alle kwalificatiematerialen samen te stellen. Ons team sliep nauwelijks die dagen, maar we slaagden erin om het volledige offertepakket en de kwalificatiedocumenten net voor de deadline te voltooien.

V: Het aanbieden van 46 producten binnen een week is inderdaad indrukwekkend. Hoe reageerde de klant?

A: Na het indienen van de offerte hoorden we enkele maanden niets van de klant. Vervolgens nam de klant in juli 2024 plotseling contact met ons op en zei dat sommige van onze geoffreerde prijzen voor de 46 producten niet overeenkwamen met hun doelstellingen. Ze vroegen ons om onze offertes te optimaliseren.

Toen begon de echte uitdaging. We hebben twee volle weken besteed aan het gedetailleerd analyseren van elk van de 46 producten - van grondstofkosten, productieprocessen en afvalpercentages tot logistieke kosten. Voor producten met aanzienlijke prijsverschillen hebben we herhaaldelijk met fabrieken gecommuniceerd om te zien of we de kosten konden verlagen door productieprocessen te optimaliseren.

V: Hoe hebben jullie de productieprocessen specifiek geoptimaliseerd?

A: Bijvoorbeeld, een papieren kom vereiste een deksel met ventilatiegaten. Het malontwerp was complex, wat de kosten opdreef. We werkten samen met de fabriek om de malstructuur aan te passen zonder de functionaliteit te beïnvloeden, waardoor de kosten succesvol werden verlaagd.

Het moeilijkste deel was het meerlaagse labelproces dat vereist was voor verschillende producten. De klant eiste 2 tot 3 lagen afpelbare etiketten met extreem hoge drukprecisie en kleefstandaarden. We hebben contact opgenomen met leveranciers in de provincies Zhejiang, Anhui en Guangdong, fabrieken geholpen met het meer dan tien keer aanpassen van mallen, en talloze monsters gemaakt voordat we uiteindelijk aan de eisen van de klant voldeden.

Zes maanden lang zaten we in feite vast in een cyclus van verbetering, bemonstering en verdere verbetering. Na elke verbetering stuurden we complete monsterpakketten naar de klant, samen met gedetailleerde gegevensrapporten, waarbij we professionele gegevens gebruikten om hun zorgen weg te nemen. Uiteindelijk, in de tweede biedronde, werden 30 van onze producten succesvol geselecteerd.

V: Het selecteren van 30 producten is een uitstekend resultaat. Welke uitdagingen kwamen daarna?

A: Nadat we waren geselecteerd, begon de echte test pas. De klant eiste dat alle producten vóór het Lentefestival geproduceerd en verzonden zouden worden. Dit was het hoogseizoen, waarin fabrieken doorgaans op volle capaciteit draaien en logistieke middelen extreem krap zijn.

De dagelijkse routine van ons team bestond uit het 's ochtends bevestigen van de productievoortgang met fabrieken, 's middags het coördineren van vrachtruimtereserveringen met logistieke bedrijven, en 's avonds het samenstellen van dagelijkse productieverslagen voor de klant. Gedurende die periode volgden we dagelijks de productiestatus van alle 30 producten, om ervoor te zorgen dat er in geen enkel stadium problemen ontstonden.

Wat het nog uitdagender maakte, was dat de klant een externe inspectie-instantie stuurde om ter plaatse willekeurige inspecties uit te voeren bij de fabrieken. We vergezelden de inspecteurs gedurende het hele proces - in werkplaatsen, langs productielijnen, tijdens monstername en door laboratoriumtests. Die dagen waren ongelooflijk gespannen, want na zoveel inspanning zou alles voor niets zijn geweest als een product de inspectie niet had doorstaan.

Gelukkig slaagden alle producten soepel voor de inspectie. Toen de laatste container was geladen en verzonden, haalde ons hele team opgelucht adem.

V: Dit project duurde bijna twee jaar en vergde enorme inspanningen. Was het de moeite waard?

A: Absoluut de moeite waard. Hoewel het proces moeilijk was, leerde het ons wat ware professionaliteit werkelijk betekent.

Ten eerste leerde het ons hoe om te gaan met complexe klantvereisten. Het beheren van 46 producten verspreid over drie fabrieken en meerdere provinciale leveranciers vereiste een perfecte coördinatie van elk detail.

Ten tweede hielp het ons een uitgebreider systeem voor supply chain management op te zetten. Sindsdien zijn onze normen voor het selecteren van partnerfabrieken hoger geworden en zijn onze kwaliteitscontroleprocessen strenger geworden.

Ten derde en het belangrijkst, dit project leverde ons een langdurige, stabiele partner op. De klant werkt nu regelmatig met ons samen en plaatst elke twee maanden een volledige containerbestelling. En vanwege onze prestaties in dit project heeft de klant ons actief aanbevolen aan hun partners in andere markten.

V: Wat denkt u dat de belangrijkste les is die u in deze jaren van export hebt geleerd?

A: Ik geloof dat het volharding en aandacht voor detail zijn.

Volharding, omdat de ontwikkelingscyclus voor internationale klanten vaak erg lang is. Dit project duurde bijna twee jaar van begin tot eind. Als we halverwege hadden opgegeven, zouden we niets hebben bereikt.

Aandacht voor detail, omdat klantvereisten extreem nauwkeurig zijn. Elk van die 46 producten had strikte normen voor materiaal, formaat, drukwerk en verpakking. Een enkele nalatigheid in een detail had de hele bestelling in gevaar kunnen brengen.

We hebben een gezegde dat we vaak herhalen: De eisen van de klant zijn onze eigen eisen. Alleen door het bedrijf van de klant als ons eigen te behandelen, kunnen we elk detail goed krijgen.

V: Wat zijn uw toekomstplannen?

A: Het succes van dit project heeft ons veel vertrouwen gegeven. In de toekomst willen we deze ervaring repliceren met meer markten en klanten.

We bouwen aan een professioneler verkoopteam om ons vermogen om internationale klanten te ontwikkelen en te bedienen te vergroten. Tegelijkertijd breiden we ons netwerk van partnerfabrieken uit, met name op het gebied van biologisch afbreekbare producten, om klanten in verschillende markten meer diverse opties te bieden.

Op de lange termijn blijft ons doel onveranderd: een professionele brug worden die hoogwaardige Chinese fabrieken verbindt met internationale markten, zodat buitenlandse klanten die op zoek zijn naar Chinese papierproducten als eerste aan ons denken.

V: Tot slot, een advies voor degenen die net de branche betreden of overwegen de branche te betreden?

A: Wees niet bang voor hard werken en wees niet bang voor uitdagingen. Bestellingen binnenhalen van grote internationale klanten is inderdaad moeilijk - lange cycli, hoge eisen en complexe processen. Maar als je kunt volharden en elk detail goed krijgt, zullen de beloningen, zodra je slaagt, langdurig zijn.