چگونه یک شرکت بازرگانی با دو سال تداوم به یک معامله بزرگ سوپرمارکت دست یافت

مطالعه موردی صنعتی: چگونه یک شرکت بازرگانی از طریق دو سال پایداری، سفارش عمده‌ای از یک سوپرمارکت بین‌المللی را به دست آورد

س: سلام، لطفاً ابتدا شرکت و کسب‌وکار خود را معرفی کنید.

پاسخ: ما شرکت صنعتی شنزن شین‌یان یونگ‌ژن، واقع در گوان‌رونجی، منطقه چین‌دو، شهر شیان‌یانگ، استان شنزن هستیم. شرکت ما بر صادرات محصولات کاغذی یکبار مصرف سازگار با محیط زیست، از جمله لیوان‌های کاغذی، کاسه‌های کاغذی و کیسه‌های کاغذی تمرکز دارد. ما خودمان تولید نمی‌کنیم، بلکه منابع را از چندین کارخانه داخلی ادغام می‌کنیم تا خدمات تدارکات یکپارچه برای مشتریان خارجی ارائه دهیم.

س: شنیده‌ام شرکت شما اخیراً یک پروژه بسیار چالش‌برانگیز را به پایان رسانده است. می‌توانید آن را با ما در میان بگذارید؟

پاسخ: بله، سال گذشته ما با موفقیت پروژه تأمین محصولات کاغذی را برای یک زنجیره سوپرمارکت بین‌المللی شناخته شده به پایان رساندیم. کل فرآیند نزدیک به دو سال طول کشید و حجم کل محموله ۷۰ کانتینر بود. این پروژه آزمون واقعی برای ما بود و درس‌های ارزشمند زیادی به ما آموخت.

س: این پروژه چگونه آغاز شد؟

پاسخ: در پایان سال ۲۰۲۳، از طریق یک شریک اروپایی متوجه شدیم که یک زنجیره سوپرمارکت بین‌المللی در حال مناقصه برای تأمین‌کنندگان محصولات کاغذی یکبار مصرف است. مشتری از ما خواست تا ظرف یک هفته قیمت پیشنهادی برای ۴۶ محصول را به همراه تمام اسناد صلاحیت مربوطه ارائه دهیم. این ۴۶ محصول شامل مشخصات مختلف لیوان‌های کاغذی، کاسه‌های کاغذی، درب‌های کاغذی و کیسه‌های کاغذی بود که هر کدام با مواد، اندازه و الزامات چاپی متفاوتی بودند.

ما فقط یک هفته فرصت داشتیم تا با سه کارخانه شریک هماهنگ کنیم و شبانه‌روز کار کنیم تا پارامترهای محصول را مرتب کنیم، هزینه‌ها را محاسبه کنیم و تمام مواد صلاحیت را جمع‌آوری کنیم. تیم ما در آن روزها تقریباً نخوابید، اما موفق شدیم بسته کامل قیمت پیشنهادی و اسناد صلاحیت را درست قبل از موعد مقرر تکمیل کنیم.

س: ارائه قیمت برای ۴۶ محصول در یک هفته واقعاً چشمگیر است. مشتری چگونه پاسخ داد؟

پاسخ: پس از ارائه قیمت پیشنهادی، ماه‌ها هیچ خبری از مشتری نشنیدیم. سپس در ژوئیه ۲۰۲۴، مشتری ناگهان با ما تماس گرفت و گفت که برخی از قیمت‌های پیشنهادی ما برای ۴۶ محصول با قیمت‌های هدف آنها مطابقت ندارد. آنها از ما خواستند تا قیمت‌های پیشنهادی خود را بهینه کنیم.

اینجاست که چالش واقعی آغاز شد. ما دو هفته کامل را صرف تجزیه و تحلیل دقیق هر یک از ۴۶ محصول کردیم - از هزینه‌های مواد اولیه، فرآیندهای تولید و نرخ ضایعات گرفته تا هزینه‌های لجستیک. برای محصولاتی که شکاف قیمتی قابل توجهی داشتند، بارها با کارخانه‌ها ارتباط برقرار کردیم تا ببینیم آیا می‌توانیم با بهینه‌سازی فرآیندهای تولید، هزینه‌ها را کاهش دهیم.

س: چگونه فرآیندهای تولید را به طور خاص بهینه کردید؟

پاسخ: به عنوان مثال، یک کاسه کاغذی نیاز به درب با سوراخ‌های تهویه داشت. طراحی قالب پیچیده بود که باعث افزایش هزینه‌ها می‌شد. ما با کارخانه همکاری کردیم تا ساختار قالب را بدون تأثیر بر عملکرد تنظیم کنیم و هزینه‌ها را با موفقیت کاهش دهیم.

سخت‌ترین بخش فرآیند برچسب چند لایه مورد نیاز برای چندین محصول بود. مشتری خواستار ۲ تا ۳ لایه برچسب قابل جدا شدن با دقت چاپ بسیار بالا و استانداردهای چسبندگی بود. ما با تأمین‌کنندگان در سراسر استان‌های ژجیانگ، آنهویی و گوانگدونگ تماس گرفتیم، به کارخانه‌ها در اصلاح قالب‌ها بیش از دوازده بار کمک کردیم و نمونه‌های بی‌شماری ایجاد کردیم تا در نهایت الزامات مشتری را برآورده کنیم.

به مدت شش ماه، ما اساساً در چرخه بهبود، نمونه‌سازی و بهبود بیشتر گیر کرده بودیم. پس از هر بهبود، مجموعه‌های کامل نمونه را به همراه گزارش‌های داده دقیق به مشتری ارسال می‌کردیم و از داده‌های حرفه‌ای برای رفع نگرانی‌های آنها استفاده می‌کردیم. در نهایت، در دور دوم مناقصه، ۳۰ محصول ما با موفقیت در لیست نهایی قرار گرفتند.

س: انتخاب ۳۰ محصول یک نتیجه عالی است. چالش‌های بعدی چه بود؟

پاسخ: پس از انتخاب در لیست نهایی، آزمون واقعی تازه آغاز شده بود. مشتری خواستار تولید و حمل و نقل تمام محصولات قبل از جشنواره بهار بود. این فصل اوج بود، زمانی که کارخانه‌ها معمولاً با ظرفیت کامل کار می‌کنند و منابع لجستیک بسیار محدود است.

برنامه روزانه تیم ما شامل تأیید پیشرفت تولید با کارخانه‌ها در صبح، هماهنگی رزرو فضای بار با شرکت‌های لجستیک در بعدازظهر و جمع‌آوری گزارش‌های تولید روزانه برای مشتری در عصر بود. در آن دوره، ما وضعیت تولید تمام ۳۰ محصول را روزانه پیگیری می‌کردیم و اطمینان حاصل می‌کردیم که در هیچ مرحله‌ای مشکلی پیش نیاید.

آنچه که آن را چالش‌برانگیزتر می‌کرد این بود که مشتری یک آژانس بازرسی شخص ثالث را برای انجام بازرسی‌های تصادفی در محل در کارخانه‌ها فرستاد. ما بازرسان را در طول فرآیند همراهی می‌کردیم - به کارگاه‌ها، در خطوط تولید، در طول انتخاب نمونه و از طریق آزمایش‌های آزمایشگاهی. آن روزها فوق‌العاده پرتنش بود زیرا پس از سرمایه‌گذاری این همه تلاش، اگر هر محصولی در بازرسی رد می‌شد، همه چیز بی‌نتیجه می‌ماند.

خوشبختانه، تمام محصولات با موفقیت بازرسی را پشت سر گذاشتند. وقتی آخرین کانتینر بارگیری و ارسال شد، کل تیم ما نفس راحتی کشیدند.

س: این پروژه نزدیک به دو سال و تلاش فوق‌العاده‌ای طول کشید. آیا ارزشش را داشت؟

پاسخ: قطعاً ارزشش را داشت. اگرچه فرآیند دشوار بود، اما به ما آموخت که حرفه‌ای‌گری واقعی به چه معناست.

اولاً، به ما آموخت که چگونه با الزامات پیچیده مشتری برخورد کنیم. مدیریت ۴۶ محصول در سه کارخانه و چندین تأمین‌کننده استانی نیازمند هماهنگی کامل هر جزئیات بود.

ثانیاً، به ما کمک کرد تا یک سیستم مدیریت زنجیره تأمین جامع‌تر ایجاد کنیم. از آن زمان به بعد، استانداردهای ما برای انتخاب کارخانه‌های شریک بالاتر رفته و فرآیندهای کنترل کیفیت ما سخت‌گیرانه‌تر شده است.

ثالثاً و مهم‌تر از همه، این پروژه یک شریک بلندمدت و پایدار برای ما به ارمغان آورد. مشتری اکنون به طور منظم با ما کار می‌کند و هر دو ماه یکبار سفارش یک کانتینر کامل را ثبت می‌کند. و به دلیل عملکرد ما در این پروژه، مشتری فعالانه ما را به شرکای خود در بازارهای دیگر توصیه کرده است.

س: مهم‌ترین درسی که از این سال‌ها در صادرات آموخته‌اید چیست؟

پاسخ: من معتقدم پایداری و توجه به جزئیات است.

پایداری، زیرا چرخه توسعه برای مشتریان بین‌المللی اغلب بسیار طولانی است. این پروژه از ابتدا تا انتها نزدیک به دو سال طول کشید. اگر در نیمه راه تسلیم می‌شدیم، هیچ چیز به دست نمی‌آوردیم.

توجه به جزئیات، زیرا الزامات مشتری بسیار دقیق است. هر یک از آن ۴۶ محصول دارای استانداردهای سختگیرانه‌ای برای مواد، اندازه، چاپ و بسته‌بندی بود. یک اشتباه در هر جزئیاتی می‌توانست کل سفارش را به خطر بیندازد.

ما ضرب‌المثلی داریم که اغلب تکرار می‌کنیم: الزامات مشتری، الزامات ماست. تنها با رفتار با کسب‌وکار مشتری به عنوان کسب‌وکار خودمان می‌توانیم تمام جزئیات را درست انجام دهیم.

س: برنامه‌های آینده شما چیست؟

پاسخ: موفقیت این پروژه به ما اعتماد به نفس زیادی داده است. در آینده، ما می‌خواهیم این تجربه را با بازارهای و مشتریان بیشتری تکرار کنیم.

ما در حال ساخت یک تیم فروش حرفه‌ای‌تر برای تقویت توانایی خود در توسعه و خدمت به مشتریان بین‌المللی هستیم. در عین حال، ما در حال گسترش شبکه کارخانه‌های شریک خود، به ویژه در زمینه محصولات زیست تخریب‌پذیر هستیم تا گزینه‌های متنوع‌تری را به مشتریان در بازارهای مختلف ارائه دهیم.

در بلندمدت، هدف ما بدون تغییر باقی می‌ماند: تبدیل شدن به یک پل حرفه‌ای که کارخانه‌های با کیفیت چینی را به بازارهای بین‌المللی متصل می‌کند، تا مشتریان خارجی که به دنبال محصولات کاغذی چینی هستند، ابتدا ما را به یاد بیاورند.

س: در نهایت، توصیه‌ای برای کسانی که تازه وارد این صنعت شده‌اند یا قصد ورود به آن را دارند؟

پاسخ: از کار سخت نترسید و از چالش‌ها نترسید. به دست آوردن سفارش از مشتریان بزرگ بین‌المللی واقعاً دشوار است - چرخه‌های طولانی، الزامات بالا و فرآیندهای پیچیده. اما اگر بتوانید پایداری کنید و تمام جزئیات را درست انجام دهید، پس از موفقیت، پاداش‌ها ماندگار خواهند بود.