Comment une société de commerce a remporté un important contrat de supermarché grâce à deux ans de persévérance

Étude de cas sectorielle : Comment une société de commerce a obtenu une commande majeure auprès d'une chaîne de supermarchés internationale grâce à deux ans de persévérance

Q : Bonjour, pourriez-vous d'abord présenter votre entreprise et votre activité ?

R : Nous sommes Shaanxi Xinyan Yongzhen Industrial Co., Ltd., située à Guorunji, district de Qindu, ville de Xianyang, province du Shaanxi. Notre entreprise se concentre sur l'exportation de produits en papier jetables écologiques, notamment des gobelets en papier, des bols en papier et des sacs en papier. Nous ne fabriquons pas nous-mêmes, mais intégrons plutôt des ressources de plusieurs usines nationales pour fournir des services d'approvisionnement uniques aux clients étrangers.

Q : J'ai entendu dire que votre entreprise a récemment mené à bien un projet très difficile. Pourriez-vous nous en parler ?

R : Oui, l'année dernière, nous avons mené à bien un projet d'approvisionnement en produits en papier pour une chaîne de supermarchés internationale bien connue. L'ensemble du processus a duré près de deux ans, avec un volume total d'expédition de 70 conteneurs. Ce projet a été un véritable test pour nous et nous a appris de nombreuses leçons précieuses.

Q : Comment ce projet a-t-il commencé ?

R : Fin 2023, nous avons appris par l'intermédiaire d'un partenaire européen qu'une chaîne de supermarchés internationale lançait un appel d'offres pour des fournisseurs de produits en papier jetables. Le client nous a demandé de fournir des devis pour 46 produits dans un délai d'une semaine, ainsi que tous les documents de qualification pertinents. Ces 46 produits couvraient diverses spécifications de gobelets en papier, de bols en papier, de couvercles en papier et de sacs en papier, chacun avec des exigences différentes en matière de matériaux, de taille et d'impression.

Nous n'avions qu'une semaine pour coordonner avec trois usines partenaires, travaillant jour et nuit pour trier les paramètres des produits, calculer les coûts et compiler tous les documents de qualification. Notre équipe a à peine dormi pendant ces jours, mais nous avons réussi à finaliser le dossier complet de devis et les documents de qualification juste avant la date limite.

Q : Citer 46 produits en une semaine est en effet impressionnant. Comment le client a-t-il réagi ?

R : Après avoir soumis le devis, nous n'avons eu aucune nouvelle du client pendant plusieurs mois. Puis, en juillet 2024, le client nous a soudainement contactés, indiquant que certains de nos prix proposés pour les 46 produits n'étaient pas alignés sur leurs prix cibles. Ils nous ont demandé d'optimiser nos devis.

C'est là que le véritable défi a commencé. Nous avons passé deux semaines complètes à analyser en détail chacun des 46 produits, des coûts des matières premières, des processus de production et des taux de déchets aux frais de logistique. Pour les produits présentant des écarts de prix importants, nous avons communiqué à plusieurs reprises avec les usines pour voir si nous pouvions réduire les coûts en optimisant les processus de production.

Q : Comment avez-vous optimisé les processus de production spécifiquement ?

R : Par exemple, un bol en papier nécessitait un couvercle avec des trous d'aération. La conception du moule était complexe, ce qui augmentait les coûts. Nous avons travaillé avec l'usine pour ajuster la structure du moule sans affecter la fonctionnalité, réduisant ainsi les coûts.

La partie la plus difficile a été le processus d'étiquettes multicouches requis pour plusieurs produits. Le client exigeait 2 à 3 couches d'étiquettes pelables avec une précision d'impression et des normes d'adhérence extrêmement élevées. Nous avons contacté des fournisseurs dans les provinces du Zhejiang, de l'Anhui et du Guangdong, aidé les usines à modifier les moules plus d'une douzaine de fois, et créé d'innombrables échantillons avant de finalement répondre aux exigences du client.

Pendant six mois, nous avons essentiellement été bloqués dans un cycle d'amélioration, d'échantillonnage et d'amélioration continue. Après chaque amélioration, nous envoyions des ensembles complets d'échantillons au client accompagnés de rapports de données détaillés, utilisant des données professionnelles pour répondre à leurs préoccupations. Finalement, lors de la deuxième phase d'appel d'offres, 30 de nos produits ont été sélectionnés avec succès.

Q : La sélection de 30 produits est un excellent résultat. Quels défis ont suivi ?

R : Après avoir été sélectionnés, le véritable test ne faisait que commencer. Le client exigeait que tous les produits soient fabriqués et expédiés avant le Nouvel An chinois. C'était la haute saison, où les usines fonctionnent généralement à pleine capacité et où les ressources logistiques sont extrêmement limitées.

La routine quotidienne de notre équipe consistait à confirmer l'avancement de la production avec les usines le matin, à coordonner la réservation d'espace de fret avec les sociétés de logistique l'après-midi, et à compiler des rapports de production quotidiens pour le client le soir. Pendant cette période, nous avons suivi quotidiennement l'état de production des 30 produits, en veillant à ce qu'aucun problème ne survienne à aucune étape.

Ce qui a rendu la tâche encore plus difficile, c'est que le client a envoyé une agence d'inspection tierce pour effectuer des inspections aléatoires sur site dans les usines. Nous avons accompagné les inspecteurs tout au long du processus, dans les ateliers, le long des lignes de production, lors de la sélection des échantillons et des tests en laboratoire. Ces jours ont été incroyablement tendus car après avoir investi autant d'efforts, si un produit échouait à l'inspection, tout aurait été vain.

Heureusement, tous les produits ont passé l'inspection avec succès. Lorsque le dernier conteneur a été chargé et expédié, toute notre équipe a poussé un soupir de soulagement collectif.

Q : Ce projet a pris près de deux ans et a nécessité d'énormes efforts. Cela en valait-il la peine ?

R : Absolument. Bien que le processus ait été difficile, il nous a appris ce que signifiait vraiment le professionnalisme.

Premièrement, cela nous a appris à gérer des exigences clients complexes. La gestion de 46 produits dans trois usines et auprès de plusieurs fournisseurs provinciaux a nécessité une coordination parfaite de chaque détail.

Deuxièmement, cela nous a aidés à établir un système de gestion de la chaîne d'approvisionnement plus complet. Depuis lors, nos normes de sélection des usines partenaires sont devenues plus élevées et nos processus de contrôle qualité sont devenus plus stricts.

Troisièmement et surtout, ce projet nous a valu un partenaire stable à long terme. Le client travaille désormais régulièrement avec nous, passant une commande de conteneur complet tous les deux mois. Et grâce à notre performance sur ce projet, le client nous a activement recommandé à ses partenaires sur d'autres marchés.

Q : Quelle est, selon vous, la leçon la plus importante tirée de ces années d'exportation ?

R : Je crois que ce sont la persévérance et l'attention aux détails.

La persévérance, car le cycle de développement pour les clients internationaux est souvent très long. Ce projet a pris près de deux ans du début à la fin. Si nous avions abandonné à mi-chemin, nous n'aurions rien obtenu.

L'attention aux détails, car les exigences des clients sont extrêmement méticuleuses. Chacun de ces 46 produits avait des normes strictes en matière de matériaux, de taille, d'impression et d'emballage. Un seul oubli dans un détail aurait pu compromettre toute la commande.

Nous avons un dicton que nous répétons souvent : Les exigences du client sont nos propres exigences. Ce n'est qu'en traitant l'activité du client comme la nôtre que nous pouvons réussir chaque détail.

Q : Quels sont vos projets futurs ?

R : Le succès de ce projet nous a donné une grande confiance. À l'avenir, nous voulons reproduire cette expérience avec davantage de marchés et de clients.

Nous construisons une équipe de vente plus professionnelle pour améliorer notre capacité à développer et à servir les clients internationaux. Parallèlement, nous élargissons notre réseau d'usines partenaires, en particulier dans le domaine des produits biodégradables, afin d'offrir aux clients de différents marchés des options plus diversifiées.

À long terme, notre objectif reste inchangé : devenir un pont professionnel reliant les usines chinoises de haute qualité aux marchés internationaux, afin que les clients étrangers à la recherche de produits en papier chinois pensent d'abord à nous.

Q : Enfin, un conseil pour ceux qui débutent ou envisagent de se lancer dans l'industrie ?

R : N'ayez pas peur du travail acharné et n'ayez pas peur des défis. Obtenir des commandes de clients internationaux majeurs est en effet difficile : cycles longs, exigences élevées et processus complexes. Mais si vous pouvez persévérer et réussir chaque détail, une fois que vous réussissez, les récompenses seront durables.