Wie ein Handelsunternehmen durch zweijährige Beharrlichkeit einen großen Supermarktdreh an Land zog

Branchenfallstudie: Wie ein Handelsunternehmen durch zweijährige Beharrlichkeit einen großen internationalen Supermarktauftrag sicherte

F: Hallo, bitte stellen Sie zunächst Ihr Unternehmen und Ihr Geschäft vor.

A: Wir sind Shaanxi Xinyan Yongzhen Industrial Co., Ltd. mit Sitz in Guorunji, Bezirk Qindu, Stadt Xianyang, Provinz Shaanxi. Unser Unternehmen konzentriert sich auf das Exportgeschäft von umweltfreundlichen Einweg-Papierprodukten, darunter Pappbecher, Pappschalen und Papiertüten. Wir stellen nicht selbst her, sondern integrieren stattdessen Ressourcen von mehreren inländischen Fabriken, um One-Stop-Beschaffungsdienstleistungen für ausländische Kunden anzubieten.

F: Ich habe gehört, dass Ihr Unternehmen kürzlich ein sehr anspruchsvolles Projekt abgeschlossen hat. Können Sie es uns mitteilen?

A: Ja, letztes Jahr haben wir erfolgreich ein Lieferprojekt für Papierprodukte für eine bekannte internationale Supermarktkette abgeschlossen. Der gesamte Prozess dauerte fast zwei Jahre, mit einem Gesamtversandvolumen von 70 Containern. Dieses Projekt war ein echter Test für uns und hat uns viele wertvolle Lektionen gelehrt.

F: Wie begann dieses Projekt?

A: Ende 2023 erfuhren wir durch einen europäischen Partner, dass eine internationale Supermarktkette nach Lieferanten für Einweg-Papierprodukte suchte. Der Kunde forderte uns auf, innerhalb einer Woche Angebote für 46 Produkte sowie alle relevanten Qualifikationsdokumente vorzulegen. Diese 46 Produkte umfassten verschiedene Spezifikationen von Pappbechern, Pappschalen, Pappdeckeln und Papiertüten, jeweils mit unterschiedlichen Material-, Größen- und Druckanforderungen.

Wir hatten nur eine Woche Zeit, um mit drei Partnerfabriken zu koordinieren und durch die Nacht zu arbeiten, um Produktparameter zu sortieren, Kosten zu berechnen und alle Qualifikationsmaterialien zusammenzustellen. Unser Team schlief in diesen Tagen kaum, aber wir schafften es, das vollständige Angebotspaket und die Qualifikationsdokumente kurz vor der Frist fertigzustellen.

F: Angebote für 46 Produkte innerhalb einer Woche sind in der Tat beeindruckend. Wie hat der Kunde reagiert?

A: Nach der Einreichung des Angebots hörten wir mehrere Monate nichts vom Kunden. Dann im Juli 2024 kontaktierte uns der Kunde plötzlich und sagte, dass einige unserer Angebotspreise für die 46 Produkte nicht mit ihren Zielpreisen übereinstimmten. Sie baten uns, unsere Angebote zu optimieren.

Da begann die eigentliche Herausforderung. Wir verbrachten zwei volle Wochen damit, jedes der 46 Produkte im Detail zu analysieren – von Rohmaterialkosten, Produktionsprozessen und Abfallraten bis hin zu Logistikkosten. Für Produkte mit erheblichen Preisunterschieden kommunizierten wir wiederholt mit den Fabriken, um zu sehen, ob wir die Kosten durch die Optimierung von Produktionsprozessen senken könnten.

F: Wie haben Sie die Produktionsprozesse konkret optimiert?

A: Zum Beispiel erforderte eine Pappschale einen Deckel mit Lüftungslöchern. Das Werkzeugdesign war komplex, was die Kosten in die Höhe trieb. Wir arbeiteten mit der Fabrik zusammen, um die Werkzeugstruktur anzupassen, ohne die Funktionalität zu beeinträchtigen, und reduzierten erfolgreich die Kosten.

Der schwierigste Teil war der mehrschichtige Etikettierprozess, der für mehrere Produkte erforderlich war. Der Kunde verlangte 2 bis 3 Lagen abziehbare Etiketten mit extrem hoher Druckpräzision und Klebeanforderungen. Wir kontaktierten Lieferanten in den Provinzen Zhejiang, Anhui und Guangdong, halfen den Fabriken bei der mehr als dutzendmaligen Anpassung von Werkzeugen und erstellten unzählige Muster, bevor wir schließlich die Anforderungen des Kunden erfüllten.

Sechs Monate lang waren wir im Wesentlichen in einem Kreislauf aus Verbesserung, Musterung und weiterer Verbesserung gefangen. Nach jeder Verbesserung schickten wir vollständige Mustersätze an den Kunden zusammen mit detaillierten Datenberichten und nutzten professionelle Daten, um ihre Bedenken auszuräumen. Schließlich wurden in der zweiten Ausschreibungsrunde 30 unserer Produkte erfolgreich in die engere Wahl gezogen.

F: Die engere Auswahl von 30 Produkten ist ein hervorragendes Ergebnis. Welche Herausforderungen kamen als Nächstes?

A: Nachdem wir in die engere Wahl gezogen wurden, begann die eigentliche Prüfung. Der Kunde forderte, dass alle Produkte vor dem Frühlingsfest produziert und versendet werden. Dies war die Hauptsaison, in der die Fabriken normalerweise mit voller Kapazität arbeiten und die Logistikressourcen extrem knapp sind.

Die tägliche Routine unseres Teams bestand darin, morgens den Produktionsfortschritt mit den Fabriken zu bestätigen, nachmittags Frachtraumreservierungen mit Logistikunternehmen zu koordinieren und abends tägliche Produktionsberichte für den Kunden zusammenzustellen. Während dieser Zeit verfolgten wir täglich den Produktionsstatus aller 30 Produkte und stellten sicher, dass in keiner Phase Probleme auftraten.

Was es noch schwieriger machte, war, dass der Kunde eine unabhängige Prüfstelle schickte, um Stichproben vor Ort in den Fabriken durchzuführen. Wir begleiteten die Inspektoren während des gesamten Prozesses – in Werkstätten, entlang von Produktionslinien, bei der Musterauswahl und bei Labortests. Diese Tage waren unglaublich angespannt, denn nach so viel Aufwand wäre alles umsonst gewesen, wenn ein Produkt die Prüfung nicht bestanden hätte.

Glücklicherweise bestanden alle Produkte die Prüfung reibungslos. Als der letzte Container beladen und versendet war, atmete unser gesamtes Team kollektiv auf.

F: Dieses Projekt dauerte fast zwei Jahre und erforderte enorme Anstrengungen. Hat es sich gelohnt?

A: Absolut lohnenswert. Obwohl der Prozess schwierig war, hat er uns gelehrt, was echte Professionalität wirklich bedeutet.

Erstens hat er uns gelehrt, wie man komplexe Kundenanforderungen bewältigt. Die Verwaltung von 46 Produkten über drei Fabriken und mehrere provinzielle Lieferanten hinweg erforderte die perfekte Koordination jedes Details.

Zweitens hat er uns geholfen, ein umfassenderes Lieferkettenmanagementsystem aufzubauen. Seitdem sind unsere Standards für die Auswahl von Partnerfabriken höher und unsere Qualitätskontrollprozesse strenger geworden.

Drittens und am wichtigsten ist, dass dieses Projekt uns einen langfristigen, stabilen Partner eingebracht hat. Der Kunde arbeitet jetzt regelmäßig mit uns zusammen und platziert alle zwei Monate eine volle Containerbestellung. Und aufgrund unserer Leistung bei diesem Projekt hat uns der Kunde aktiv seinen Partnern in anderen Märkten empfohlen.

F: Was ist Ihrer Meinung nach die wichtigste Lektion, die Sie aus diesen Jahren im Export gelernt haben?

A: Ich glaube, es sind Beharrlichkeit und Liebe zum Detail.

Beharrlichkeit, weil der Entwicklungszyklus für internationale Kunden oft sehr lang ist. Dieses Projekt dauerte von Anfang bis Ende fast zwei Jahre. Hätten wir auf halbem Weg aufgegeben, hätten wir nichts erreicht.

Liebe zum Detail, weil die Kundenanforderungen extrem sorgfältig sind. Jedes der 46 Produkte hatte strenge Standards für Material, Größe, Druck und Verpackung. Ein einziger Fehler in einem Detail hätte die gesamte Bestellung gefährden können.

Wir haben ein Sprichwort, das wir oft wiederholen: Die Anforderungen des Kunden sind unsere eigenen Anforderungen. Nur wenn wir das Geschäft des Kunden als unser eigenes behandeln, können wir jedes Detail richtig machen.

F: Was sind Ihre Zukunftspläne?

A: Der Erfolg dieses Projekts hat uns großes Vertrauen gegeben. In Zukunft möchten wir diese Erfahrung mit mehr Märkten und Kunden wiederholen.

Wir bauen ein professionelleres Verkaufsteam auf, um unsere Fähigkeit zur Entwicklung und Betreuung internationaler Kunden zu verbessern. Gleichzeitig erweitern wir unser Netzwerk von Partnerfabriken, insbesondere im Bereich biologisch abbaubarer Produkte, um Kunden in verschiedenen Märkten vielfältigere Optionen anzubieten.

Langfristig bleibt unser Ziel unverändert: eine professionelle Brücke zu werden, die hochwertige chinesische Fabriken mit internationalen Märkten verbindet, damit ausländische Kunden, die chinesische Papierprodukte suchen, zuerst an uns denken.

F: Abschließend ein Rat für diejenigen, die gerade in die Branche einsteigen oder darüber nachdenken?

A: Haben Sie keine Angst vor harter Arbeit und keine Angst vor Herausforderungen. Die Sicherung von Aufträgen von großen internationalen Kunden ist in der Tat schwierig – lange Zyklen, hohe Anforderungen und komplexe Prozesse. Aber wenn Sie beharrlich sind und jedes Detail richtig machen, werden die Belohnungen, sobald Sie erfolgreich sind, von Dauer sein.