Como uma Trading Company Conquistou um Grande Contrato com um Supermercado Através de Dois Anos de Persistência

Estudo de Caso da Indústria: Como uma Empresa de Comércio Conquistou um Grande Pedido Internacional de Supermercado Através de Dois Anos de Persistência

P: Olá, por favor, apresente sua empresa e seu negócio primeiro.

R: Somos a Shaanxi Xinyan Yongzhen Industrial Co., Ltd., localizada em Guorunji, Distrito de Qindu, Cidade de Xianyang, Província de Shaanxi. Nossa empresa se concentra no negócio de exportação de produtos de papel descartáveis ecológicos, incluindo copos de papel, tigelas de papel e sacolas de papel. Não fabricamos nós mesmos, mas sim integramos recursos de várias fábricas domésticas para fornecer serviços de aquisição de um único ponto para clientes no exterior.

P: Ouvi dizer que sua empresa recentemente concluiu um projeto muito desafiador. Você poderia compartilhá-lo conosco?

R: Sim, no ano passado concluímos com sucesso um projeto de fornecimento de produtos de papel para uma conhecida rede internacional de supermercados. Todo o processo levou quase dois anos, com um volume total de embarque de 70 contêineres. Este projeto foi um verdadeiro teste para nós e nos ensinou muitas lições valiosas.

P: Como este projeto começou?

R: No final de 2023, soubemos através de um parceiro europeu que uma rede internacional de supermercados estava licitando fornecedores de produtos de papel descartáveis. O cliente exigiu que fornecêssemos cotações para 46 produtos em uma semana, juntamente com todos os documentos de qualificação relevantes. Esses 46 produtos cobriam várias especificações de copos de papel, tigelas de papel, tampas de papel e sacolas de papel, cada um com diferentes requisitos de material, tamanho e impressão.

Tivemos apenas uma semana para coordenar com três fábricas parceiras, trabalhando noite adentro para organizar os parâmetros do produto, calcular os custos e compilar todos os materiais de qualificação. Nossa equipe mal dormiu durante esses dias, mas conseguimos completar o pacote completo de cotação e os documentos de qualificação pouco antes do prazo.

P: Citar 46 produtos em uma semana é realmente impressionante. Como o cliente respondeu?

R: Após enviar a cotação, não ouvimos nada do cliente por vários meses. Então, em julho de 2024, o cliente entrou em contato conosco repentinamente, dizendo que alguns de nossos preços cotados para os 46 produtos não estavam alinhados com seus preços-alvo. Eles nos pediram para otimizar nossas cotações.

Foi aí que o verdadeiro desafio começou. Passamos duas semanas inteiras analisando cada um dos 46 produtos em detalhes — desde custos de matéria-prima, processos de produção e taxas de desperdício até despesas de logística. Para produtos com lacunas de preço significativas, nos comunicamos repetidamente com as fábricas para ver se poderíamos reduzir os custos otimizando os processos de produção.

P: Como vocês otimizaram os processos de produção especificamente?

R: Por exemplo, uma tigela de papel exigia uma tampa com furos de ventilação. O design do molde era complexo, o que aumentava os custos. Trabalhamos com a fábrica para ajustar a estrutura do molde sem afetar a funcionalidade, reduzindo com sucesso os custos.

A parte mais difícil foi o processo de rótulos multicamadas exigido para vários produtos. O cliente exigiu 2 a 3 camadas de rótulos destacáveis com precisão de impressão e padrões de adesivo extremamente altos. Entramos em contato com fornecedores em Zhejiang, Anhui e Guangdong, auxiliamos as fábricas na modificação de moldes mais de uma dúzia de vezes e criamos inúmeras amostras antes de finalmente atender aos requisitos do cliente.

Por seis meses, estivemos essencialmente presos em um ciclo de melhoria, amostragem e mais melhoria. Após cada melhoria, enviávamos conjuntos completos de amostras ao cliente juntamente com relatórios de dados detalhados, usando dados profissionais para abordar suas preocupações. Finalmente, na segunda rodada de licitação, 30 de nossos produtos foram selecionados com sucesso.

P: Selecionar 30 produtos é um excelente resultado. Que desafios vieram a seguir?

R: Após sermos selecionados, o verdadeiro teste apenas havia começado. O cliente exigiu que todos os produtos fossem produzidos e enviados antes do Festival da Primavera. Esta era a alta temporada, quando as fábricas geralmente operam em plena capacidade e os recursos de logística são extremamente escassos.

A rotina diária de nossa equipe consistia em confirmar o progresso da produção com as fábricas pela manhã, coordenar reservas de espaço de carga com empresas de logística à tarde e compilar relatórios diários de produção para o cliente à noite. Durante esse período, acompanhamos o status de produção de todos os 30 produtos diariamente, garantindo que nenhum problema surgisse em nenhuma etapa.

O que tornou tudo ainda mais desafiador foi que o cliente enviou uma agência de inspeção terceirizada para realizar inspeções aleatórias no local nas fábricas. Acompanhamos os inspetores durante todo o processo — nas oficinas, ao longo das linhas de produção, durante a seleção de amostras e nos testes de laboratório. Esses dias foram incrivelmente tensos porque, após investir tanto esforço, se algum produto falhasse na inspeção, tudo teria sido em vão.

Felizmente, todos os produtos passaram na inspeção sem problemas. Quando o último contêiner foi carregado e enviado, toda a nossa equipe respirou aliviada.

P: Este projeto levou quase dois anos e um esforço enorme. Valou a pena?

R: Absolutamente valeu a pena. Embora o processo tenha sido difícil, ele nos ensinou o que profissionalismo de verdade realmente significa.

Primeiro, nos ensinou como lidar com requisitos complexos do cliente. Gerenciar 46 produtos em três fábricas e múltiplos fornecedores provinciais exigiu a coordenação perfeita de cada detalhe.

Segundo, nos ajudou a estabelecer um sistema de gerenciamento de cadeia de suprimentos mais abrangente. Desde então, nossos padrões para selecionar fábricas parceiras se tornaram mais altos e nossos processos de controle de qualidade se tornaram mais rigorosos.

Terceiro e mais importante, este projeto nos rendeu um parceiro de longo prazo e estável. O cliente agora trabalha conosco regularmente, fazendo um pedido de contêiner completo a cada dois meses. E por causa de nosso desempenho neste projeto, o cliente nos recomendou ativamente a seus parceiros em outros mercados.

P: Qual você acha que é a lição mais importante aprendida nesses anos de exportação?

R: Acredito que seja persistência e atenção aos detalhes.

Persistência, porque o ciclo de desenvolvimento para clientes internacionais é geralmente muito longo. Este projeto levou quase dois anos do início ao fim. Se tivéssemos desistido no meio, não teríamos ganho nada.

Atenção aos detalhes, porque os requisitos do cliente são extremamente meticulosos. Cada um daqueles 46 produtos tinha padrões rigorosos para material, tamanho, impressão e embalagem. Uma única falha em qualquer detalhe poderia ter comprometido todo o pedido.

Temos um ditado que repetimos com frequência: Os requisitos do cliente são nossos próprios requisitos. Somente tratando o negócio do cliente como nosso podemos acertar todos os detalhes.

P: Quais são seus planos futuros?

R: O sucesso deste projeto nos deu grande confiança. Daqui para frente, queremos replicar essa experiência com mais mercados e clientes.

Estamos construindo uma equipe de vendas mais profissional para aprimorar nossa capacidade de desenvolver e atender clientes internacionais. Ao mesmo tempo, estamos expandindo nossa rede de fábricas parceiras, especialmente no campo de produtos biodegradáveis, para oferecer aos clientes em diferentes mercados opções mais diversas.

A longo prazo, nosso objetivo permanece o mesmo: tornar-nos uma ponte profissional conectando fábricas chinesas de alta qualidade com mercados internacionais, para que clientes estrangeiros que procuram produtos de papel chineses pensem em nós primeiro.

P: Finalmente, um conselho para aqueles que estão apenas entrando ou considerando entrar na indústria?

R: Não tenha medo do trabalho árduo e não tenha medo de desafios. Conquistar pedidos de grandes clientes internacionais é realmente difícil — ciclos longos, altos requisitos e processos complexos. Mas se você conseguir persistir e acertar todos os detalhes, uma vez que tiver sucesso, as recompensas serão duradouras.