Jak firma handlowa wygrała duży kontrakt w supermarkecie dzięki dwustronnej wytrwałości

Studium przypadku branżowego: Jak firma handlowa dzięki dwóm latom wytrwałości zdobyła duże zamówienie od międzynarodowej sieci supermarketów

P: Witam, proszę najpierw przedstawić swoją firmę i działalność.

O: Jesteśmy Shaanxi Xinyan Yongzhen Industrial Co., Ltd., z siedzibą w Guorunji, dzielnica Qindu, miasto Xianyang, prowincja Shaanxi. Nasza firma koncentruje się na eksporcie przyjaznych dla środowiska jednorazowych produktów papierowych, w tym kubków papierowych, misek papierowych i toreb papierowych. Nie produkujemy sami, ale integrujemy zasoby z wielu krajowych fabryk, aby zapewnić klientom zagranicznym kompleksowe usługi w zakresie zaopatrzenia.

P: Słyszałem, że Państwa firma niedawno zakończyła bardzo wymagający projekt. Czy mogliby Państwo się nim z nami podzielić?

O: Tak, w zeszłym roku z powodzeniem zrealizowaliśmy projekt dostawy produktów papierowych dla znanej międzynarodowej sieci supermarketów. Cały proces trwał prawie dwa lata, a całkowita wielkość wysyłki wyniosła 70 kontenerów. Ten projekt był dla nas prawdziwym wyzwaniem i nauczył nas wielu cennych lekcji.

P: Jak rozpoczął się ten projekt?

O: Pod koniec 2023 roku dowiedzieliśmy się od europejskiego partnera, że międzynarodowa sieć supermarketów poszukuje dostawców jednorazowych produktów papierowych. Klient wymagał od nas przedstawienia wyceny 46 produktów w ciągu tygodnia, wraz ze wszystkimi odpowiednimi dokumentami kwalifikacyjnymi. Te 46 produktów obejmowało różne specyfikacje kubków papierowych, misek papierowych, wieczków papierowych i toreb papierowych, każdy z innymi wymaganiami dotyczącymi materiału, rozmiaru i druku.

Mieliśmy tylko tydzień na koordynację z trzema fabrykami partnerskimi, pracując nocami, aby uporządkować parametry produktów, obliczyć koszty i zebrać wszystkie materiały kwalifikacyjne. Nasz zespół prawie nie spał przez te dni, ale udało nam się ukończyć pełny pakiet wyceny i dokumenty kwalifikacyjne tuż przed terminem.

P: Wycena 46 produktów w ciągu tygodnia jest rzeczywiście imponująca. Jak zareagował klient?

O: Po złożeniu wyceny przez kilka miesięcy nie otrzymaliśmy od klienta żadnych informacji. Następnie, w lipcu 2024 roku, klient nagle się z nami skontaktował, mówiąc, że niektóre z naszych wycenionych cen za 46 produktów nie odpowiadają ich docelowym cenom. Poprosili nas o optymalizację naszych wycen.

Wtedy zaczęło się prawdziwe wyzwanie. Spędziliśmy dwa pełne tygodnie na szczegółowej analizie każdego z 46 produktów – od kosztów surowców, procesów produkcyjnych i wskaźników odpadów po koszty logistyki. W przypadku produktów ze znacznymi różnicami cenowymi wielokrotnie komunikowaliśmy się z fabrykami, aby sprawdzić, czy możemy obniżyć koszty poprzez optymalizację procesów produkcyjnych.

P: Jak konkretnie zoptymalizowaliście procesy produkcyjne?

O: Na przykład jedna miska papierowa wymagała wieczko z otworami wentylacyjnymi. Konstrukcja formy była skomplikowana, co podnosiło koszty. Współpracowaliśmy z fabryką, aby dostosować strukturę formy bez wpływu na funkcjonalność, co pozwoliło na pomyślne obniżenie kosztów.

Najtrudniejsza była wielowarstwowa etykieta wymagana dla kilku produktów. Klient wymagał 2-3 warstw etykiet z możliwością odklejenia, z niezwykle wysoką precyzją druku i standardami kleju. Skontaktowaliśmy się z dostawcami z prowincji Zhejiang, Anhui i Guangdong, pomogliśmy fabrykom w modyfikacji form ponad tuzin razy i stworzyliśmy niezliczone próbki, zanim ostatecznie spełniliśmy wymagania klienta.

Przez sześć miesięcy byliśmy w zasadzie uwięzieni w cyklu ulepszeń, próbkowania i dalszych ulepszeń. Po każdym ulepszeniu wysyłaliśmy klientowi kompletne zestawy próbek wraz ze szczegółowymi raportami danych, wykorzystując profesjonalne dane do rozwiania jego obaw. Ostatecznie, w drugiej rundzie przetargowej, 30 naszych produktów zostało pomyślnie zakwalifikowanych do dalszego etapu.

P: Zakwalifikowanie 30 produktów to doskonały wynik. Jakie wyzwania pojawiły się później?

O: Po zakwalifikowaniu się do dalszego etapu, prawdziwy test dopiero się rozpoczął. Klient wymagał, aby wszystkie produkty zostały wyprodukowane i wysłane przed Świętem Wiosny. Był to szczyt sezonu, kiedy fabryki zazwyczaj pracują na pełnych obrotach, a zasoby logistyczne są bardzo ograniczone.

Codzienna rutyna naszego zespołu polegała na potwierdzaniu postępów produkcji z fabrykami rano, koordynowaniu rezerwacji przestrzeni ładunkowej z firmami logistycznymi po południu i sporządzaniu codziennych raportów produkcyjnych dla klienta wieczorem. W tym okresie codziennie śledziliśmy status produkcji wszystkich 30 produktów, zapewniając, że na żadnym etapie nie pojawią się żadne problemy.

Co jeszcze bardziej utrudniało sprawę, to fakt, że klient wysłał niezależną agencję inspekcyjną do przeprowadzenia losowych kontroli na miejscu w fabrykach. Towarzyszyliśmy inspektorom przez cały proces – do hal produkcyjnych, wzdłuż linii produkcyjnych, podczas wyboru próbek i testów laboratoryjnych. Te dni były niezwykle napięte, ponieważ po zainwestowaniu tak dużego wysiłku, gdyby jakikolwiek produkt nie przeszedł kontroli, wszystko poszłoby na marne.

Na szczęście wszystkie produkty przeszły kontrolę bez problemów. Kiedy ostatni kontener został załadowany i wysłany, cały nasz zespół odetchnął z ulgą.

P: Ten projekt trwał prawie dwa lata i wymagał ogromnego wysiłku. Czy było warto?

O: Zdecydowanie warto. Chociaż proces był trudny, nauczył nas, co naprawdę oznacza prawdziwy profesjonalizm.

Po pierwsze, nauczył nas, jak radzić sobie ze złożonymi wymaganiami klienta. Zarządzanie 46 produktami w trzech fabrykach i u wielu dostawców z różnych prowincji wymagało doskonałej koordynacji każdego szczegółu.

Po drugie, pomogło nam to stworzyć bardziej kompleksowy system zarządzania łańcuchem dostaw. Od tego czasu nasze standardy wyboru fabryk partnerskich stały się wyższe, a nasze procesy kontroli jakości bardziej rygorystyczne.

Po trzecie, i co najważniejsze, ten projekt przyniósł nam długoterminowego, stabilnego partnera. Klient współpracuje z nami regularnie, składając zamówienie na pełny kontener co dwa miesiące. A dzięki naszym wynikom w tym projekcie, klient aktywnie poleca nas swoim partnerom na innych rynkach.

P: Jakie jest, Państwa zdaniem, najważniejsze doświadczenie wyniesione z tych lat eksportu?

O: Wierzę, że jest to wytrwałość i dbałość o szczegóły.

Wytrwałość, ponieważ cykl rozwoju u klientów międzynarodowych jest często bardzo długi. Ten projekt trwał prawie dwa lata od początku do końca. Gdybyśmy poddali się w połowie drogi, nic byśmy nie zyskali.

Dbałość o szczegóły, ponieważ wymagania klienta są niezwykle precyzyjne. Każdy z tych 46 produktów miał ścisłe standardy dotyczące materiału, rozmiaru, druku i opakowania. Jedno przeoczenie w jakimkolwiek szczególe mogło zagrozić całemu zamówieniu.

Mamy powiedzenie, które często powtarzamy: Wymagania klienta są naszymi własnymi wymaganiami. Tylko traktując biznes klienta jak własny, możemy dopracować każdy szczegół.

P: Jakie są Państwa przyszłe plany?

O: Sukces tego projektu dał nam wielką pewność siebie. W przyszłości chcemy powtórzyć to doświadczenie z większą liczbą rynków i klientów.

Budujemy bardziej profesjonalny zespół sprzedaży, aby zwiększyć naszą zdolność do rozwoju i obsługi klientów międzynarodowych. Jednocześnie rozszerzamy naszą sieć fabryk partnerskich, szczególnie w dziedzinie produktów biodegradowalnych, aby oferować klientom na różnych rynkach bardziej zróżnicowane opcje.

W dłuższej perspektywie nasz cel pozostaje niezmieniony: stać się profesjonalnym mostem łączącym wysokiej jakości chińskie fabryki z rynkami międzynarodowymi, tak aby zagraniczni klienci poszukujący chińskich produktów papierowych myśleli o nas w pierwszej kolejności.

P: Na koniec, rada dla tych, którzy dopiero wchodzą lub rozważają wejście do branży?

O: Nie bójcie się ciężkiej pracy i nie bójcie się wyzwań. Zdobycie zamówień od dużych klientów międzynarodowych jest rzeczywiście trudne – długie cykle, wysokie wymagania i złożone procesy. Ale jeśli potraficie wytrwać i dopracować każdy szczegół, gdy już odniesiecie sukces, nagrody będą trwałe.