Cómo una empresa comercial ganó un importante acuerdo con un supermercado a través de dos años de persistencia

Estudio de caso de la industria: Cómo una empresa comercial consiguió un importante pedido de un supermercado internacional a través de dos años de persistencia

P: Hola, por favor, presente su empresa y su negocio primero.

R: Somos Shaanxi Xinyan Yongzhen Industrial Co., Ltd., ubicada en Guorunji, distrito de Qindu, ciudad de Xianyang, provincia de Shaanxi. Nuestra empresa se enfoca en el negocio de exportación de productos de papel desechables ecológicos, incluyendo vasos de papel, tazones de papel y bolsas de papel. No fabricamos nosotros mismos, sino que integramos recursos de múltiples fábricas nacionales para brindar servicios de adquisición integral a clientes en el extranjero.

P: Escuché que su empresa completó recientemente un proyecto muy desafiante. ¿Podría compartirlo con nosotros?

R: Sí, el año pasado completamos con éxito un proyecto de suministro de productos de papel para una conocida cadena de supermercados internacional. Todo el proceso duró casi dos años, con un volumen total de envío de 70 contenedores. Este proyecto fue una verdadera prueba para nosotros y nos enseñó muchas lecciones valiosas.

P: ¿Cómo comenzó este proyecto?

R: A finales de 2023, nos enteramos a través de un socio europeo de que una cadena de supermercados internacional estaba licitando proveedores de productos de papel desechables. El cliente nos exigió que proporcionáramos cotizaciones para 46 productos en una semana, junto con todos los documentos de calificación relevantes. Estos 46 productos cubrían varias especificaciones de vasos de papel, tazones de papel, tapas de papel y bolsas de papel, cada uno con diferentes requisitos de material, tamaño e impresión.

Tuvimos solo una semana para coordinar con tres fábricas asociadas, trabajando durante la noche para organizar los parámetros del producto, calcular los costos y compilar todos los materiales de calificación. Nuestro equipo apenas durmió durante esos días, pero logramos completar el paquete completo de cotización y los documentos de calificación justo antes de la fecha límite.

P: Cotizar 46 productos en una semana es realmente impresionante. ¿Cómo respondió el cliente?

R: Después de enviar la cotización, no supimos nada del cliente durante varios meses. Luego, en julio de 2024, el cliente nos contactó de repente, diciendo que algunos de nuestros precios cotizados para los 46 productos no se alineaban con sus precios objetivo. Nos pidieron que optimizáramos nuestras cotizaciones.

Ahí es cuando comenzó el verdadero desafío. Pasamos dos semanas completas analizando cada uno de los 46 productos en detalle, desde los costos de las materias primas, los procesos de producción y las tasas de desperdicio hasta los gastos de logística. Para los productos con brechas de precios significativas, nos comunicamos repetidamente con las fábricas para ver si podíamos reducir los costos optimizando los procesos de producción.

P: ¿Cómo optimizaron específicamente los procesos de producción?

R: Por ejemplo, un tazón de papel requería una tapa con orificios de ventilación. El diseño del molde era complejo, lo que elevaba los costos. Trabajamos con la fábrica para ajustar la estructura del molde sin afectar la funcionalidad, reduciendo exitosamente los costos.

La parte más difícil fue el proceso de etiquetas multicapa requerido para varios productos. El cliente exigía 2 a 3 capas de etiquetas despegables con una precisión de impresión y estándares de adhesivo extremadamente altos. Contactamos a proveedores de las provincias de Zhejiang, Anhui y Guangdong, ayudamos a las fábricas a modificar moldes más de una docena de veces y creamos innumerables muestras antes de finalmente cumplir con los requisitos del cliente.

Durante seis meses, estuvimos esencialmente atrapados en un ciclo de mejora, muestreo y mejora adicional. Después de cada mejora, enviábamos juegos completos de muestras al cliente junto con informes de datos detallados, utilizando datos profesionales para abordar sus preocupaciones. Finalmente, en la segunda ronda de licitación, 30 de nuestros productos fueron preseleccionados con éxito.

P: Preseleccionar 30 productos es un resultado excelente. ¿Qué desafíos vinieron después?

R: Después de ser preseleccionados, la verdadera prueba acababa de comenzar. El cliente requería que todos los productos se produjeran y enviaran antes del Festival de Primavera. Esta era la temporada alta, cuando las fábricas suelen operar a plena capacidad y los recursos logísticos son extremadamente limitados.

La rutina diaria de nuestro equipo consistía en confirmar el progreso de la producción con las fábricas por la mañana, coordinar las reservas de espacio de carga con las empresas de logística por la tarde y compilar informes de producción diarios para el cliente por la noche. Durante ese período, rastreamos el estado de producción de los 30 productos diariamente, asegurando que no surgieran problemas en ninguna etapa.

Lo que lo hizo aún más desafiante fue que el cliente envió una agencia de inspección de terceros para realizar inspecciones aleatorias in situ en las fábricas. Acompañamos a los inspectores durante todo el proceso: en los talleres, a lo largo de las líneas de producción, durante la selección de muestras y a través de pruebas de laboratorio. Esos días fueron increíblemente tensos porque después de invertir tanto esfuerzo, si algún producto fallaba la inspección, todo habría sido en vano.

Afortunadamente, todos los productos pasaron la inspección sin problemas. Cuando se cargó y envió el último contenedor, todo nuestro equipo suspiró de alivio colectivo.

P: Este proyecto tomó casi dos años y un enorme esfuerzo. ¿Valió la pena?

R: Absolutamente valió la pena. Aunque el proceso fue difícil, nos enseñó lo que realmente significa profesionalismo.

Primero, nos enseñó cómo manejar requisitos complejos de los clientes. Gestionar 46 productos en tres fábricas y múltiples proveedores provinciales requirió coordinar cada detalle a la perfección.

Segundo, nos ayudó a establecer un sistema de gestión de la cadena de suministro más completo. Desde entonces, nuestros estándares para seleccionar fábricas asociadas se han vuelto más altos y nuestros procesos de control de calidad se han vuelto más estrictos.

Tercero y lo más importante, este proyecto nos ganó un socio a largo plazo y estable. El cliente ahora trabaja con nosotros regularmente, realizando un pedido de contenedor completo cada dos meses. Y debido a nuestro desempeño en este proyecto, el cliente nos ha recomendado activamente a sus socios en otros mercados.

P: ¿Cuál cree que es la lección más importante aprendida de estos años en exportación?

R: Creo que es la persistencia y la atención al detalle.

Persistencia, porque el ciclo de desarrollo para clientes internacionales suele ser muy largo. Este proyecto tomó casi dos años de principio a fin. Si nos hubiéramos rendido a mitad de camino, no habríamos ganado nada.

Atención al detalle, porque los requisitos del cliente son extremadamente meticulosos. Cada uno de esos 46 productos tenía estándares estrictos de material, tamaño, impresión y embalaje. Un solo descuido en cualquier detalle podría haber puesto en peligro todo el pedido.

Tenemos un dicho que repetimos a menudo: Los requisitos del cliente son nuestros propios requisitos. Solo tratando el negocio del cliente como propio podemos acertar en cada detalle.

P: ¿Cuáles son sus planes futuros?

R: El éxito de este proyecto nos ha dado gran confianza. En el futuro, queremos replicar esta experiencia con más mercados y clientes.

Estamos construyendo un equipo de ventas más profesional para mejorar nuestra capacidad de desarrollar y servir a clientes internacionales. Al mismo tiempo, estamos expandiendo nuestra red de fábricas asociadas, particularmente en el campo de productos biodegradables, para ofrecer a los clientes en diferentes mercados opciones más diversas.

A largo plazo, nuestro objetivo sigue siendo el mismo: convertirnos en un puente profesional que conecte fábricas chinas de alta calidad con mercados internacionales, para que los clientes extranjeros que buscan productos de papel chinos piensen en nosotros primero.

P: Finalmente, ¿un consejo para quienes recién ingresan o consideran ingresar a la industria?

R: No tengan miedo al trabajo duro y no tengan miedo a los desafíos. Conseguir pedidos de grandes clientes internacionales es realmente difícil: ciclos largos, altos requisitos y procesos complejos. Pero si pueden persistir y acertar en cada detalle, una vez que tengan éxito, las recompensas serán duraderas.